Учреждение может приобретать некоторое количество однотипных лицензий на использование одного программного продукта. Учреждение вправе установить в учетной политике особенности ведения группового учета нематериальных активов. Такое решение можно реализовать в программе "1С:БГУ 8", для бюджетных и автономных учреждений, а также для казенных учреждений.
Групповой учет лицензий на ПО в "1С:БГУ 8" (Часть 1)
Групповой учет лицензий на ПО в "1С:БГУ 8 1.0" для казенных учреждений
Приобретение прав пользования программами по лицензионному соглашению
1. Для отражения приобретения прав пользования программами используется документ Покупка ОС, НМА меню ОС, НМА, НПА – Поступление. При вводе нового документа реквизит Дата устанавливается автоматически по текущей дате компьютера, дату можно изменить вручную. Номер - присваивается после записи.
2. В созданном документе указывается вид операции Приобретение прав пользования НМА у поставщика. Далее заполняются общие реквизиты документа: Учреждение, ИФО, КФО и сведения о первичном документе в группе Первичный документ. Сумма документа — указывается общая сумма поступления.
3. Реквизиты на закладке Общая заполняются в следующем порядке: Счет кредита – счет взаиморасчетов указывается из рабочего плана счетов, ограниченного в зависимости от выбранной операции; Реквизиты Контрагенты и Договоры и основания расчетов выбираются из соответствующих справочников; Получено от – по умолчанию указывается значение реквизита Контрагент, но может быть изменен, если по накладной грузоотправитель отличается от продавца; Счет дебета – субсчет счета 106, на который приходуются приобретенные ОС.
4. В табличной части закладки Кап.вложения указываются все поступающие права пользования, их количество и стоимость указанного количества. В карточке НМА на этом этапе нужно установить флаг Групповой учет. Также можно указать Код по ОКОФ и Амортизационную группу для НМА с определенным сроком полезного использования.
5. После проведения документа Покупка ОС, НМА автоматически формируется документ Принятое денежное обязательство, реквизиты которого заполняются данными документа-основания. Созданный документ Принятое денежное обязательство необходимо провести отдельно.
Принятие к групповому учету прав пользования программами
1. Принятие к учету прав пользования программами оформляется документом Принятие к учету ОС и НМА меню ОС, НМА, НПА - Поступление. Этот документ также можно создать нажатием на кнопку Принять к учету на панели инструментов документа Покупка ОС и НМА. По кнопке Принять к учету запускается обработка Формирование принятия к учету ОС. По кнопке Сформировать формируется документ Принятие к учету ОС и НМА.
2. В шапке созданного документа Принятие к учету ОС и НМА автоматически заполнится вид операции – Принятие к учету приобретенных прав пользования НМА и данные капитальных вложений на закладке Общая. Далее необходимо указать Счет дебета – 111.6I, Договор - правовое основание прав пользования нематериальными активами. Кроме того, на закладке Общая автоматически подставится количество объектов прав пользования в группе, и будет рассчитана первоначальная стоимость одного объекта.
3. В табличной части закладки Нематериальные активы указываются объекты, принимаемые к учету, их инвентарные номера, количество и стоимость. При создании документа из документа Покупка ОС, НМА по кнопке Принять к учету на закладке Нематериальные активы в табличной части автоматически заполнится одна строка. В строке можно заполнить сведения о ЦМО и указать Номер инвентарной карточки, чтобы в создаваемых далее строках по оставшимся объектам прав пользования НМА эти данные были заполнены автоматически.
4. При принятии к учету нематериальных активов с групповым учетом, различающихся инвентарными номерами, при создании карточки основного средства требуется ввести нужное количество инвентарных номеров. Выбрав в первой строке нужный инвентарный номер и указав, что для этого нематериального актива ведется групповой учет, следует нажать кнопку Заполнить \ По инвентарным номерам. В последующие строки документа будет скопировано содержание текущей строки, и в каждой строке будет указан свой инвентарный номер.
5. На закладке Амортизация нужно указать код ОКОФ, амортизационную группу, способ начисления амортизации и срок полезного использования в месяцах. Если нематериальные активы вводятся в эксплуатацию одновременно с принятием к учету, на этой закладке необходимо установить флаг в соответствующей опции. На закладке Члены комиссии указываются номер и дата приказа о создании комиссии по поступлению и выбытию активов, а также данные председателя и членов комиссии. Закладку можно заполнить автоматически из соответствующего справочника, нажав на гиперссылку Заполнить состав комиссии и выбрав нужный состав комиссии.
6. После проведения документа Принятие к учету ОС и НМА можно просмотреть сформированные проводки. В редакции 1.0 нет возможности сформировать решение о признании объектов нефинансовых активов. Вместо него можно использовать акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов. Для учета группы однородных объектов нематериальных активов предназначена инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов, которую можно вывести на печать из карточки объекта.
Групповой учет лицензий на ПО в "1С:БГУ 8 2.0" для казенных учреждений
Приобретение прав пользования программами по лицензионному соглашению
1. Для оформления приобретения прав пользования программным обеспечением используется документ Поступление ОС, НМА, НПА раздела ОС, НМА, НПА - Поступление. При вводе нового документа реквизит Дата устанавливается автоматически по текущей дате компьютера, дату можно изменить вручную. Номер - присваивается после записи.
2. В шапке документа заполняются реквизиты Организация - учреждение - получатель прав пользования программой, Контрагент - поставщик НФА выбирается из справочника Контрагенты, Договор - выбирается из справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств, , ИФО - выбирается из справочника Источники финансового обеспечения (балансы), заполняется при необходимости, ЦМО - выбирается из справочника центр материальной ответственности.
3. Информация о поступивших НФА вводится в табличную часть закладки Капительные вложения. Здесь же указывается количество и стоимость указанного количества нематериальных активов. Счет учета - для нашего примера из рабочего плана счетов выбирается 106.6I. В карточке НМА на этом этапе нужно установить флаг Групповой учет.
4. На закладке Дополнительно можно указать расчетные счета учреждения и контрагента - поставщика. При необходимости указываются грузоотправитель и изготовитель. Закладка Сведения об оборудовании заполняется только при оформлении операций по поступлению оборудования, для этого примера не заполняется. На закладке Комиссия указываются номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии. Если в организации уже создана комиссия с необходимыми обязанностями, ее можно выбрать из справочника Постоянно действующие комиссии, который можно открыть с помощью команды Выбрать из постоянно действующих комиссий. Табличная часть закладки Зачет аванса доступна для заполнения в случае, если реквизит Зачет аванса в шапке документа имеет значение По документу. На закладке Бухгалтерская операция из справочника выбирается вид типовой операции, в соответствии с которым должны формироваться бухгалтерские проводки.
5. Реквизиты группы Денежное обязательство заполняются, если необходимо формировать денежное обязательство. Принять денежное обязательство - установка флага позволяет принять денежное обязательство. Раздел л/с - указывается лицевой счет, по которому принимается обязательство.
6. После проведения документа по кнопке Просмотр операции на закладке Бухгалтерская операция можно просмотреть сформированные проводки.
Принятие к групповому учету прав пользования программами
1. Принятие к учету прав пользования программами оформляется документом документом Принятие к учету ОС, НМА, НПА раздела ОС, НМА, НПА - Принятие к учету. При вводе нового документа реквизит Дата устанавливается автоматически по текущей дате компьютера, дату можно изменить вручную. Номер - присваивается после записи.
2. Далее заполняются реквизиты: КФО. На закладке Общие сведения заполняются реквизиты: МОЛ/Место хранения – материально ответственное лицо, получатель объектов ОС, НМА, НПА, Подразделение – подразделение получателя объектов ОС, НМА, НПА, Контрагент – из справочника Контрагенты выбирается отправитель ОС, НМА, НПА, Договор – договор, на основании которого оформляется акт.
3. В группе Правовое основание указываются правовые основания передачи объекта основных средств, в группе Первичный документ указываются реквизиты документа, предоставленного поставщиком. На закладке Стоимость вложений указываются Объект вложений - объект капитальных вложений, на котором накоплена стоимость права пользования, а также счет учета, количество и сумма вложений по указанному объекту учета.
4. По кнопке Рассчитать сумму вложений программа автоматически заполнит количество, сумму вложений, стоимость единицы и заполнит табличную часть расшифровки вложений. В табличной части закладки Основные средства, НМА, НПА указываются права пользования, принимаемые к учету. По кнопке Добавить будет добавлена строка с объектом ОС, НМА, НПА, указанным как объект вложений на закладке Капитальные вложения. В строке по объекту будет указано общее количество и общая сумма принимаемых лицензий. В добавленной строке следует указать Счет учета – 111.6I и КПС счета учета. Также следует заполнить и не участвующие в формировании инвентарного номера параметры, такие как Срок полезного использования, флаг Ввести в эксплуатацию, Отражение в учете и флаг создания инвентарной карточки.
5. После заполнения необходимых реквизитов в графе Инвентарные номера следует нажать гиперссылку Показать все, по которой будет открыта форма Формирование инвентарных номеров. При принятии к учету прав пользования с групповым учетом, различающихся инвентарными номерами, требуется ввести нужное количество инвентарных номеров.
6. По кнопке Создать и закрыть будет создано указанное количество инвентарных номеров, а также созданные номера будут перенесены в документ Принятие к учету ОС, НМА, НПА. Для каждого инвентарного номера будут автоматически заполнены количество и стоимость, при этом все заполненные ранее параметры будут также применены и к созданным строкам с инвентарными номерами.
7. Колонка Отражение в учете содержит сводную информацию о выбранных способах отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете, налоговом учете и учете при использовании упрощенной системы налогообложения. Настройка способов отражения в учете выполняется в отдельной форме Настройка отражения в учете. Для группового заполнения отражения учета также можно воспользоваться кнопкой Изменить выделенные строки.
8. Закладка Драгоценные материалы для этого примера не заполняется. На закладке Комиссия указываются номер и дата приказа о создании комиссии по поступлению и выбытию активов, а также данные председателя и членов комиссии. Закладку можно заполнить автоматически выбором из соответствующего справочника, нажав на гиперссылку Заполнить состав комиссии и выбрав нужный состав комиссии. На закладке Бухгалтерская операция из справочника выбирается вид типовой операции, в соответствии с которым должны формироваться бухгалтерские проводки. Для этого примера указывается операция Принятие к учету ОС, НМА по сформированной стоимости вложений.
9. После проведения документа по кнопке Просмотр операции на закладке Бухгалтерская операция можно просмотреть сформированные проводки. В редакции 2.0 нет возможности сформировать решение о признании объектов нефинансовых активов. Вместо него можно использовать акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов. Для учета группы однородных объектов нематериальных активов предназначена инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов, которую можно вывести на печать из карточки объекта.
