В программном комплексе «Зарплата и управление персоналом версии 3.0» реализован инструмент, позволяющий с минимальными временными издержками устранять построчное дублирование реквизитов и с помощью одного клика заменять одинаковые записи в группе файлов.
Наличие механизма корректировки значения одного реквизита в нескольких документах – большое подспорье пользователю: часто бывает необходимым провести «сквозные» изменения в большом документарном массиве. Например – ввести фамилию нового главного бухгалтера в шаблон банковских ведомостей.
Чтобы получить доступ к функционалу, необходимо открыть вкладку «Администрирование» и далее перейти по ссылке «Поддержка и обслуживание». В нижнем левом углу экрана во вкладке «Корректировка данных» пользователю будут представлены пункты меню:
Групповое изменение реквизитов
Курсор устанавливают в поле «Изменить», кликают мышкой и система в окне предоставляет список документов для выбора. Выбирают, к примеру, документ «Ведомость и банк». В новой вкладке можно задать условия отбора – в нашем случае дату, с которой будут проведены изменения. Система перейдет к режиму корректировки: в справочном поле будет выведена запись (она же ссылка) с количеством документов, которые будут откорректированы. При переходе по ссылке можно увидеть список ведомостей, подлежащих правке.
На вкладке «Изменяемые реквизиты» программа предлагает на выбор перечень имен атрибутов, которые можно выбрать для корректировки. Флажком отмечают реквизит «Бухгалтер» и, нажав на соседнее поле, из предложенного списка выбирают новую фамилию. Действие подтверждают кликом по команде «Изменить реквизит». Программа самостоятельно выполнит поиск и исправит данные.
Поиск и удаление дублей
Излишнее дублирование записей чаще возникает в тех ветках программы, к которым имеют доступ множество операторов. Одним из таких модулей является функционал работы с контрагентами.
Кликают по адресному полю, система предлагает перечень справочников. Выбирают справочник «Контрагенты». Система в строке функций предложит действие: «Наименование совпадает по похожим словам». В открывшемся окне будут представлены на выбор реквизиты. В нашем случае выбору подлежат ИНН и КПП.
После подтверждения действия («ОК») на терминале с левой стороны появится справочная информация, содержащая сведения о количестве продублированных контрагентов. Справа будет выводиться список документов, в которых произошло сдвоение данных. Допустим нам нужно во всех файлах оставить данные, которые были введены ранее, – они будут сгруппированы под ссылкой «Контрагент1». Эту опцию отмечают флажком. С остальных пунктов флажки снимают. Нажимают на поле с командой «Удалить дубли» – операция выполнена.