С 1 января 2023 года не нужно представлять сведения по форме СЗВ-ТД. Вместо этой формы работодатели и заказчики по гражданско-правовым договорам должны представлять подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 "Сведения о трудовой деятельности", утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. В новой статье мы расскажем, как формировать сведения в программе "1С:Бухгалтерия".
Подача сведений о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 в 2023 году: ответы на вопросы
Подготовка к составлению сведений о трудовой деятельности
1. Для корректного заполнения сведений о трудовой деятельности застрахованного лица для организации должны быть указаны: наименование в соответствии с учредительными документами, коды ИНН, КПП, ОКВЭД, регистрационный номер в ПФР, номер контактного телефона, адрес электронной почты. Эти сведения указываются в справочнике Организации.
2. Также следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные сотрудников: Ф. И. О., дата рождения, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН, страну гражданства, статус застрахованного лица. Чтобы проверить, введены ли необходимые персональные данные, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников.
3. За необходимый период в программе должны быть в полном объеме проведены кадровые документы: Прием на работу, Увольнение, Кадровой перевод, Договор подряда и Регистрация трудовой деятельности. Если необходимо, то при установке флажка Запись электронной трудовой книжки можно сразу сформировать сведения только по данному кадровому мероприятию, нажав на кнопку Зарегистрировать.
4. В кадровых документах предусмотрено поле Наименование документа. В этом поле указывается наименование документа, подтверждающего кадровое мероприятие и которое будет отражено в сведениях. В поле можно указать необходимое наименование, и чтобы это значение было доступно в последующем, его нужно добавить в список Наименования документов, открывающийся по кнопке выбора в поле. Кроме того, можно указать два документа основания для кадрового мероприятия. Для этого в кадровом документе установите флажок Есть второй документ-основание. После установки флажка будут доступны дополнительные поля для заполнения. В документе Регистрация трудовой деятельности дополнительные поля можно добавить через меню Еще - Показать второй документ основания. Если в программе используются номера приказов с префиксом и они вносятся в бумажную трудовую книжку, и при этом необходимо, чтобы такие номера отражались в сведениях, нужно снять флажок Удалять префиксы организации и ИБ из номеров кадровых приказов в настройках учета зарплаты.
5. Наименование подразделения отражается в сведениях, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор. Если необходимо не отражать наименование подразделений в сведениях, то в настройках учета зарплаты снимите флажок Заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности. Кроме того, иногда наименование должности или подразделения в базе отличается от той, которую необходимо указать в сведениях о трудовой деятельности. Для таких случаев в карточке подразделения и должности есть дополнительное поле Наименование для записей о трудовой деятельности. Если наименование заполнено в этом поле, то оно будет отражено в сведениях.
6. В сведениях необходимо указывать код территориальных условий труда – РКС или МКС. Эти коды заполняются в отношении зарегистрированных лиц, осуществляющих работу в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если в настройках учета зарплаты для организации или обособленного подразделения указан код территориальных условий, то он заполняется в сведениях автоматически.
7. С 2023 года в графе 7 "Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона" помимо причины прекращения трудового договора необходимо указывать код причины увольнения. В программе для этого в форме сведений появилась новая колонка Код причины. Код заполняется автоматически из нового справочника Причины увольнения ПФР. Новый справочник связан со справочником Основания увольнения, данные которого используется при увольнении сотрудника в документе Увольнение поле По основанию. В карточке основания увольнения появилось новое поле – Причина увольнения. Поэтому при регистрации увольнения и выборе основания увольнения в дальнейшем код причины увольнения будет заполнен автоматически в сведениях о трудовой деятельности сотрудника.
8. В программе есть возможность загрузки сведений о трудовой деятельности из файлов, ранее переданных в СФР. В инструменте для загрузки файлов Импорт сведений о трудовой деятельности выберите путь к папке с отправленными в фонд сведениями и протоколами приема к ним. Далее отметьте флажками файлы для загрузки в табличной части и нажмите кнопку Загрузить. После загрузки в программе создаются документы Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД, а также документы Регистрация трудовой деятельности для тех мероприятий, которые не были зарегистрированы ранее в программе. А также создаются и заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Формирование сведений о трудовой деятельности
Для формирования сведений о трудовой деятельности с 2023 года необходимо использовать прежний документ – ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД. Печатная форма ЕФС-1 добавлена в документ. Файл выгрузки формируется в новом формате, утвержденном для ЕФС-1. Заполнение документа доработано с учетом других изменений с 2023 г.
Для того чтобы в сведениях о трудовой деятельности отразились кадровые мероприятия по сотрудникам, необходимо установить в кадровых документах Прием на работу, Увольнение, Кадровой перевод флажок Запись электронной трудовой книжки. В документе Договор подряда необходимо установить флажок Отразить трудовую деятельность. Если флажки не будет установлены, кадровое мероприятие не отразится в сведениях.
Формирование сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица производится с помощью документа ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (Раздел Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки или раздел Отчеты – 1С-Отчетность – Регламентированные отчеты).
1. Кнопка Создать. Выберите документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то в поле Организация выберите организацию, по сотрудникам которой необходимо сформировать сведения.
2. В поле Дата укажите дату заполнения формы. Раздел Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь заполняется вручную правопреемником страхователя о работодателе, который снят с учета, при необходимости скорректировать сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, ранее представленные этим работодателем.
3. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить. При нажатии на кнопку выберите, как заполнить сведения - всеми кадровыми изменениями, или только приемами и увольнениями. Документ заполняется по имеющимся в программе не переданным кадровым мероприятиям с установленным флажками Отразить в трудовой книжке и Отразить трудовую деятельность на дату документа, а также зарегистрированными документами Регистрация трудовой деятельности и заявлениями о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
4. Поля Руководитель и Должность заполняются автоматически данными, введенными в справочник Организации. Данные о руководителе организации указываются в печатной форме ЕФС-1. Если отправка сведений в СФР производится в электронном виде, то отправка должна осуществляться с ЭЦП именно этого лица. Чтобы перейти непосредственно в сформированные сведения, щелкните двойным щелчком мыши по строке с сотрудником. В результате открывается форма Мероприятия.
Прием. В случае приема сотрудника на работу сведения передаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа. По ссылке Редактировать карточку сотрудника можно изменить персональные данные сотрудника. Отредактированные данные обновятся в форме автоматически.
В сведениях о трудовой деятельности теперь нужно заполнять статус застрахованного лица. В программе статус застрахованного лица указывается в сведениях автоматически, в поле Код категории, на основании статуса, указанного в карточке сотрудника. Также необходимо указывать гражданство сотрудника, а именно код страны. В программе код страны заполняется автоматически, на основании данных о гражданстве, указанных в карточке сотрудника.
Если сотрудник представил заявление о порядке ведения его трудовой книжки и в программе был зарегистрирован документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, то данные о заявлении заполняются автоматически в поле Ведение бумажной трудовой книжки или Сведения в электронной форме. Признак Отмена устанавливается автоматически, если заявление было отозвано сотрудником и зарегистрирован документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности. По ссылке Регистрация трудовой деятельности можно создать документ Регистрация трудовой деятельности, с помощью которого можно зарегистрировать другие мероприятия.
В табличной части указывается в колонке Мероприятие – дата приема сотрудника на работу и вид мероприятия Прием, в колонке Совм-ль флажок устанавливается автоматически, в колонке Сведения вручную можно указать информацию, которая должна быть отражена в сведениях о трудовой деятельности, в колонке Тер. условия указывается код территориальных условий труда – РКС или МКС, в одноименных колонках указывается наименование подразделения, должность сотрудника, колонка Трудовая функция заполняется автоматически названием трудовой функции, указанной в кадровых документах, в колонке ОКЗ указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности, виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций, в колонке Документы основания – данные документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер.
Перевод. Сведения подается в СФР в случае перевода сотрудника – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором издан соответствующий приказ о кадровом мероприятии. В колонке Мероприятие указывается дата перевода сотрудника и код вида мероприятия Перевод. Указываются данные, которые изменились при переводе и должны быть отражены в сведениях, код ОКЗ, а также данные документа, подтверждающего оформление, – наименование документа, его дата и номер.
Увольнение. В случае увольнения сотрудника сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа. В колонке Мероприятие указывается дата увольнения и вид мероприятия Увольнение. Указывается также код ОКЗ, причина прекращения трудового договора, данные документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер.
Необходимо указывать код причины увольнения. В программе для этого в форме сведений появилась новая колонка Код причины. Код заполняется автоматически из нового справочника Причины увольнения ПФР. Новый справочник связан со справочником Основания увольнения, данные которого используется при увольнении сотрудника в документе Увольнение поле По основанию. В карточке основания увольнения появилось новое поле – Причина увольнения. Поэтому при регистрации увольнения и выборе основания увольнения в дальнейшем код причины увольнения будет заполнен автоматически в сведениях о трудовой деятельности сотрудника.
Приостановление. Сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приостановлении действия трудового договора. Если произошло кадровое мероприятие – приостановление действия трудового договора в связи с военной службой по мобилизации или по контракту, то для автоматического заполнения ЕСФ-1 необходимо предварительно зарегистрировать документ Регистрация трудовой деятельности.
В открывшейся форме документа заполните табличную часть по кнопке Добавить, в новой строке укажите сотрудника, с которым приостановлен трудовой договор, дату приостановления договора и вид мероприятия – Приостановление, должность, трудовую функцию, ОКЗ и данные документа, подтверждающего приостановление трудового договора, – наименование документа, его дата и номер.
Возобновление. Сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о возобновлении действия трудового договора. Если произошло кадровое мероприятие – возобновление действия трудового договора в связи с окончанием военной службой по мобилизации или по контракту, то для автоматического заполнения ЕСФ-1 необходимо предварительно зарегистрировать документ Регистрация трудовой деятельности.
В открывшейся форме документа заполните табличную часть по кнопке Добавить, в новой строке укажите сотрудника, с которым возобновлен трудовой договор, дату возобновления договора и вид мероприятия – Возобновление, должность, трудовую функцию, ОКЗ и данные документа, подтверждающего возобновление трудового договора, – наименование документа, его дата и номер.
Подано только заявление о ведении трудовой книжки. Если по сотруднику не было кадровых мероприятий, но он подал заявление о порядке ведения своей трудовой книжки, то на такого сотрудника необходимо подать сведения. Сведения подается в СФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором подано соответствующее заявление.
При заполнении отчета ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД сведения о предоставленном заявлении заполняются автоматически в поле Ведение бумажной трудовой книжки или Сведения в электронной форме, если в программе был зарегистрирован документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. В форме ЕСФ-1 дата подачи заполняется в соответствующей строке. Признак отмены указывается, если отменяются ранее представленные сведения о подаче заявления сотрудником.
Переименование организации. Если произошло кадровое мероприятие – изменение наименования страхователя, то для автоматического заполнения этих данных в форме ЕФС-1 необходимо их предварительно зарегистрировать документом Регистрация трудовой деятельности. Сведения по этому мероприятию подаются в СФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло изменение наименования страхователя.
Для автоматического заполнения документа нажмите на кнопку Переименование. В открывшейся форме укажите в поле Сведения укажите, что "Старое наименование" с конкретного числа переименовано в "Новое наименование страхователя", в поле Дата мероприятия укажите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя. Укажите данные документа, подтверждающего изменение наименования страхователя, – наименование документа, его дата и номер в соответствующих полях.
По кнопке Заполнить табличная часть автоматически заполняется всеми сотрудниками, работающими на дату переименования страхователя. Если сотрудников в базе много, имеется возможность разделить сотрудников на разные документы, для удобства. Далее при заполнении сведений данное кадровое событие будет отражено автоматически.
Заключение и прекращение договоров ГПХ. Сведения о заключении или прекращении действия договоров ГПХ подаются в СФР – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения действия договоров. В форму документа ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД автоматически добавляются сведения о заключении или прекращении договоров ГПХ. Для этого в документе Договор подряда установите флажок Отразить трудовую деятельность.
Для мероприятий по договорам ГПХ также необходимо указать код по ОКЗ. Код укажите вручную из классификатора в документе договора в одноименном поле. В колонке Мероприятие указывается дата начала периода работы по договору ГПХ или дата окончания периода работы по ГПХ и виды мероприятий - НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ или ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. В программе даты мероприятий определяются по значениям полей Действует с... по... в документе договора.
При заполнении сведений по договорам ГПХ также нужно указать код выполняемой функции. В программе коды выполняемой функции для договоров ГПХ хранятся в справочнике Трудовые функции. При регистрации договора с помощью документа Договор подряда в сведениях автоматически будет указан код ДГПХ. Если нужно передать кадровое мероприятие по договорам авторского заказа, лицензионным договорам или договорам об отчуждении исключительных прав, то мероприятие регистрируется с помощью документа Регистрация трудовой деятельности. В сведениях также необходимо указать данные документа, подтверждающего заключение или прекращение действия договоров ГПХ, – наименование документа, дату заключения или прекращения договора ГПХ и номер.
Если по договору ГПХ были переданы в СФР сведения о начале его действия, то в программе документ будет заблокирован. Если необходимо внести изменения в документ, то в документе договора нажмите на меню Еще - Разблокировать форму, измените дату окончания договора, проведите документ.
Запрет занимать должность. Если произошло кадровое мероприятие – запрет занимать должность, то для автоматического заполнения этих данных в форме ЕФС-1 необходимо их предварительно зарегистрировать документом Регистрация трудовой деятельности. В табличной части документа добавьте сроку по кнопке Добавить и заполните ее - укажите на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать. Сведения по этому мероприятию подаются в СФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло изменение наименования страхователя.
Представление сведений о трудовой деятельности в СФР
Рекомендуется сначала выполнить проверку сведений на их соответствие требованиям СФР. В этом случае выполняется проверка по встроенному в программу 1С алгоритму. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютере. При нарушении каких-либо требований выводится соответствующее служебное сообщение. Если сведения передаются в СФР без использования телекоммуникационных каналов связи, то из отчета можно получить печатную форму ЕФС-1. По кнопке Печать - ЕФС-1 формируется печатная форма сведений.
Если организация подключена к сервису "1С-Отчетность", то форму можно отправить в СФР непосредственно из программы. Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений. Для отправки сведений нажмите кнопку Отправить. Если для отправки сведений используются сторонние программы, то для того чтобы получить файл со сведениями в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, нажмите на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выберите каталог, в котором следует сохранить файл. Просмотреть содержимое файла можно по кнопке Открыть файл. Далее этот файл загрузите в стороннюю программу и отправьте отчет в фонд.
После проведения документа ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД кадровые мероприятия, включенные в него, будут считаться "условно" принятыми СФР и не будут учитываться при заполнении последующих форм документов.
После того, как будет получен протокол из СФР, если сведения не приняты полностью, то необходимо снять с проведения документ ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД, если сведения приняты полностью, то необходимо установить флажок Документ принят в ПФР, в результате по каждому сотруднику автоматически будет установлен флажок в колонке Принято в табличной части формы, если сведения приняты частично, то установите флажок Документ принят в ПФР и снимите флажок в колонке Принято по сотруднику, данные по которому не приняты фондом. Кнопка Провести. Если таких сотрудников в протоколе много, то можно проставить отметки автоматически по кнопке Прочитать протокол приема. Протокол должен быть в машиночитаемом формате xml. Если используется сервис "1С-Отчетность", такой протокол можно выгрузить из окна просмотра этапов отправки по кнопке Выгрузить – Все файлы и подписи. В выгруженной папке протокол располагается в подпапке "Протокол\Содержимое".
