Во второй декаде июня был опубликован приказ ФНС России 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@. Этим документом налоговая служба пополнила копилку документов, по которым утверждены форматы представления в электронном виде. Теперь в нее добавлен электронный договор.
Электронный договорный документ
Договорный документ - это документ, выражающий согласованную волю двух лиц в рамках оформления в письменной форме сделки, предметом которой являются любые объекты гражданских прав (договор, соглашение, контракт, спецификация, протокол разногласий, дополнительное соглашение к договору и тому подобное) или оферты (п. 1 приложения к приказу № ЕД-7-26/115@).
Формат XML позволяет составить в электронной форме текст, выражающий содержание сделки. Такой текст после подписания можно передавать, хранить, воспроизводить на материальном носителе в неизменном виде содержания сделки и использовать иначе в среде электронных либо иных технических средств.
Можно визуализировать актуальные версии условий сделки в случаях оформления сторонами последующих изменений в первоначальный текст договора.
Формат позволяет оформить сделку как одним договорным документом (начальным файлом обмена информации), так и несколькими договорными документами. Такие документы можно формировать одновременно с начальным файлом или позже (дополнительные соглашения, изменения к договору или приложения и т. п.).
По согласованию сторон сделки договорный документ может состоять из одного файла обмена информации о содержании сделки (с признаком порядка формирования «1»). В таком случае файл обмена подписывается лицами, совершающими сделку со стороны 1 и со стороны 2, либо уполномоченными ими лицами.
При составлении договора-оферты (ст. 435 ГК РФ) указывают признак порядка формирования «0». В этом случае при согласии контрагента с офертой составляющая такой договор сторона формирует и подписывает один файл обмена информации о содержании сделки. Для акцепта оферты до совершения конклюдентных действий контрагент формирует и подписывает файл обмена информации о своем согласии.
Согласованный сторонами признак формирования договорного документа в отношении конкретной сделки на протяжении времени до окончания срока действия договорного документа может меняться.
Извлечение из состава и описания формата
Формат договорного документа содержит:
- общие сведения (описание требований к XML-файлам, содержание элементов с различным назначением (шести видов с расшифровкой кодов));
- описание файла обмена информации о содержании сделки и диаграмму структуры этого файла;
- описание файла обмена информации о согласии контрагента (стороны 2) договорного документа.
Форматом предусмотрено три типа подписи электронного договора:
- усиленная квалифицированная (код 1);
- простая электронная подпись (код 2);
- усиленная неквалифицированная (код 3).
Значения кодов «2» и «3» применяются, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
Подтвердить полномочия на подписание документа можно шестью способами:
- данными, содержащимися в электронной подписи (код 1);
- электронной доверенностью в машиночитаемой форме (МЧД), представленной посредством ее включения в пакет электронных документов (код 2);
- МЧД, хранящимися в информационной системе, сведения о которых указаны в электронном документе (код 3);
- МЧД, хранящимися в информационной системе, сведения о которых передаются способом, отличным от указания в электронном документе (код 4);
- доверенностью в форме документа на бумажном носителе (код 5);
- иным способом (код 6).
Сообщение контрагента (стороны 2) о согласии с содержанием договора-оферты без протокола разногласий или с протоколом разногласий обозначают следующими кодами:
- подписание документа без протокола разногласий – код 1;
- при наличии согласованного протокола разногласий – код 2;
- при акцепте оферты до совершения контрагентом (стороной 2) предусмотренных содержанием оферты конклюдентных действий – код 3.
Утвержденный приказом № ЕД-7-26/115@ формат – это аналог утвержденному ранее формату PDF-А/3 (приказ ФНС России от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@).
XML формат подойдет компаниям, обладающим высоким уровнем цифровизации. Вся информация из документа представлена в виде структурированных фрагментов. С такими фрагментами удобно работать внутренним алгоритмам информационных систем. XML формат содержит больше потенциальных возможностей для аналитики.
Что касается PDF-A/3 формата, то он ориентирован на взаимодействие компаний с разным уровнем цифровой зрелости. С одной стороны, формат позволяет проводить автоматизацию за счет XML части, в которой содержится основная информация из документа, с другой стороны, не требует от контрагента наличия продвинутой информационной системы для ознакомления с текстом документа.
Бизнес может самостоятельно выбирать формат исходя из своих возможностей и потребности в использовании тех или иных свойств каждого из этих форматов. Документ, сформированный по любому из форматов, можно будет без проблем передать в налоговые органы по ТКС при их истребовании или для пояснений.
Из утвержденного ранее
Напомним, что до принятия приказа № ЕД-7-26/115@ форматы, описывающие требования к XML-файлам передачи по ТКС (помимо налоговых деклараций) утверждены налоговой службой, в частности, для следующих электронных форм документов:
- акта сверки взаимных расчетов (приказ от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@);
- универсального передаточного документа (УПД) (приказ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@);
- универсального корректировочного документа (УКД) (приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@);
- товарной накладной по форме ТОРГ-12 (приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
- электронного путевого листа (приказ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ (подробно мы писали ранее).
Полный перечень форматов, утвержденных налоговой службой, размещен на сайте ФНС России.
