При использовании программ 1С можно сэкономить много бумаги и сократить свои затраты. В этой статье мы расскажем с помощью каких программ 1С можно экономить, ставший таким дорогим, ресурс.
1С:Управление нашей фирмой
В этой программе есть встроенный клиент электронной почты, который позволяет отправлять письма напрямую из программы. Но если использовать ее совместно с модулем факсимиле можно также отправлять счета, акты, УПД с факсимильными подписями из программы. И все это без печати на бумажном носителе.
Посчитайте сколько вы отправляете ежемесячно клиентам документы. Экономия за счет рассылок из программы составит до 500 листов бумаги формата А4.
Электронный документооборот
Во многих программах 1С установлен модуль электронного документооборота, который позволяет обмениваться юридически значимыми документами напрямую из программы. С помощью электронного документооборота можно отправлять клиентам договоры, документы по сделкам (УПД, счета-фактуры, акты), акты сверок, дополнительные соглашения и прочие документы. Все это требует большого количества бумаги.
Кроме экономии бумаги электронный документооборот позволяет парой кликов мыши отправить документы контрагенту в другой город и получить их в течении 20 минут. С помощью электронного документооборота вы сокращаете еще и затраты времени менеджеров и бухгалтеров по контролю отправки и получения первичных документов.
1С-Отчетность (регламентированная отчетность через интернет)
Сервис 1С-Отчетность дает возможность сдачи регламентированный отчетности. Вы сможете отправлять отчеты в ФНС, ПФР, ФТС, ФСС. Распечатывать при этом документы необходимости нет.
Входящий документооборот
Кроме исходящих документов на электронную почту приходят счета, акты сверок, договоры на согласование, карточки контрагентов. С программами 1С нет необходимости распечатывать их и раскладывать по папкам. Экономия как денег, так и времени.
В программах со встроенной CRM-системой, например 1С:Управление нашей фирмой, документы можно хранить в электронном виде по контрагентам. Загружать в программу можно через встроенный почтовый клиент или напрямую из папки на компьютере.
Внутренний документооборот
Служебные записки, отчеты, договоры, соглашения с листами согласования, «квитки» по зарплате, накладные на внутренние перемещения и выдачу товаров клиенту. С этими документами порой приходится сталкиваться чуть ли не ежедневно. Внутренний документооборот потребляет очень много бумаги. При использовании программ 1С, например 1С:УНФ, расходы на бумагу можно сократить практически полностью.
Работа в «облаке»
Сэкономьте еще больше, арендуя программы 1С у нас. Вы получите автоматическое обновление программ, резервную копию и экономию на специалистах по обновлению. Вам станут доступны такие полезные сервисы, как 1С-Отчетность, 1С-ЭДО и другие сервисные возможности, которые можно уточнить на сайте сервиса. Работу сервиса «1С:Предприятие 8 через Интернет» можно протестировать в течении 30 дней бесплатно.
Экономия на чеках в 1С:УНФ
В новой версии 1.6.27 программы 1С:УНФ появилась возможность автоматически настроить формирование и отправку электронных чеков вместо бумажных.
При продаже в розницу кассир может автоматически настроить, печатать ему бумажный чек или отправить электронный вариант. В момент продажи конкретному покупателю можно изменить вариант чека: с электронного на бумажный и наоборот.
Когда оформляем продажи с помощью расходной накладной, заказ-наряда, акта выполненных работ также можно выбрать электронный чек вместо бумажного. Для этого в карточке ККМ достаточно указать «Не печатать бумажный чек».
Электронный чек можно выслать по e-mail или sms-уведомлением. А если покупатель все-таки запросил после отправки электронного еще и бумажный вариант, есть возможность напечатать чек повторно.
Экономия на чеках в 1С:Рознице
Работая в программе «1С:Розница» чеки можно и вовсе не печатать. При оформлении продажи кассир может выбирать, печатать ему бумажный чек или достаточно отправить электронный. Причем, если был отправлен электронный чек без печати бумажного, но покупатель все же запросил бумажный – имеется возможность напечатать чек повторно, уже без фискализации. Также, не смотря на установленный по умолчанию режим печати чека, при оформлении конкретной продажи у кассира остается возможность его изменить.
Стандартное РМК
Чтобы использовать данную возможность, необходимо в карточке Кассы ККМ установить признак Не печатать бумажный чек в РМК.
Если покупатель согласен на получение чека в электронном виде, то для его отправки обязательно потребуется номер телефона или адрес электронной почты клиента. При оформлении продажи контакт клиента всегда можно ввести вручную, но удобнее идентифицировать покупателя с помощью дисконтной карты. Помимо обычных способов поиска карты в программе доступен поиск QR-коду карты. Если клиент найден, то в РМК будет отображен его контакт, на который кассир сразу сможет отправить электронный чек. Если контакты покупателя, хранящиеся в базе, устарели, то можно их актуализировать, сохранив изменения в карточке клиента, не выходя из формы оформления продажи.
Если QR-код содержит телефон или адрес электронной почты, но карта не была найдена в базе, то на форме будет отображен считанный номер телефона или адрес электронной почты. Программа проинформирует об этом продавца и добавит считанные контакты в Чек, с помощью которых кассир сможет отправить электронный чек покупателю, не зарегистрированному в базе. При отсутствии контактов покупателя у кассира остается возможность напечатать бумажный чек.
Новое РМК и 1С:РМК
Возможность не печатать бумажный чек доступна и в «Новом РМК» и в «1С:РМК». Для этого в настройках РМК для вида формирования чека необходимо установить режим Электронный.
При оформлении продажи на форме Данные покупателя можно также любым удобным способом подобрать карту лояльности покупателя, при этом контакты для отправки чека заполнятся автоматически.
Если карты лояльности у клиента нет, то при пробитии чека, кассир заполняет одно из полей с контактной информацией для отправки сформированного фискального чека. Единовременно допускается заполнять только одно из двух полей с контактной информацией.
В режиме формирования и отправки фискального чека через ОФД в электронном виде кассир может ошибиться при вводе контактной информации. После попытки отправки чека кассир будет уведомлен о некорректном вводе. В качестве альтернативы ему будет предоставлена возможность распечатать чек в бумажном виде. В случае отказа пользователь будет уведомлен о необходимости пробить чек.
Повторная печать ранее пробитого чека может понадобиться если клиент потерял чек и попросил распечатать копию и если клиент получил электронный чек, но просит распечатать для него бумажную копию. Кассир может распечатать копию фискального чека c помощью команды повторной печати чека, доступной в выпадающем меню Ещё. В появившемся списке «Чеков» кассиру необходимо выбрать требуемый документ, тем самым отправив его на печать.
Алкогольная продукция
«В соответствии с письмом Росалкогольрегулирование можно не печать отдельный слип чек алкогольной продукции в рамках введения системы ЕГАИС и использовать единый штриховой код ККТ по 54-ФЗ для ЕГАИС. Проверка факта фиксации розничной продажи по единому штриховому коду чека ККТ будет успешно осуществляться в прежнем режиме через мобильное приложение Росалкогольрегулирования «Антиконтрафакт Алко».
Для реализации данной возможности при продаже алкогольной продукции в программе следует установить в настройках интеграции с ЕГАИС (Администрирование – Интеграция с ЕГАИС) опцию Использовать единый штриховой код для ККТ и ЕГАИС. В таком случае отдельный слип чек алкогольной продукции печататься не будет.
Мои чеки онлайн
Дополнительно возможность не печатать бумажные чеки предоставляет сервис ФНС «Мои чеки онлайн». Покупателю нужно зарегистрироваться в данном сервисе и установить приложение на смартфон. В дальнейшем при оформлении покупки на кассе ему останется продиктовать свой номер телефона, при этом в приложении отобразится чек текущей покупки. Также в приложении имеется возможность сканировать QR-код чека.
