Электронная почта – необходимый инструмент взаимодействия с покупателями. В Битрикс24 почта связана с такими разделами программы как Задачи, Календарь. С ее помощью можно выполнять разные действия: отправлять счета, коммерческие предложения, приглашения на мероприятия и помнить предмет разговора с клиентом.
Обратите внимание! Электронная почта активна только на платных продуктах Битрикс24.
Как активировать почтовый ящик
Настройка почты выполняется в разделе «Почта» в левой части страницы. Сделать это можно с помощью одного из почтовых провайдеров (в Битрикс24 их около 10): Gmail, Yahoo, Mail.ru, Яндекс.
Если ящик пользователя находится на собственном домене, можно настроить подключение к «входящему» сервису по протоколу IMAP. С этой целью потребуются imap-сервер, логин и пароль, порт. Эти данные можно узнать у специалиста либо посмотреть в инструкциях к программе.
При активизации функции «Отправлять через внешний SMTP» там же можно найти настройки к «исходящей» почте: smtp-сервер, порт и другие данные.
Обратите внимание: SSL-сертификат, используемый при активизации работы почты по протоколу IMAP, должен быть выдан сертификационным центром. Сгенерированный самостоятельно сертификат в данном случае не подойдет.
Пример настройки почтового ящика Яндекс
Итак, выберем в разделе «Почта» нужный нам слайд и нажмем блок «Авторизация». Далее войдем в аккаунт Яндекс. Почта подключена!
После этого необходимо настроить удобную для пользователя работу ящика:
-
выбрать период, который позволяет собирать письма (от 7-90 суток);
-
уточнить наименование адресанта во вкладке «Дополнительные параметры»;
-
при работе через внешний SMTP-сервер указать его данные.
Объединение с CRM
Чтобы поступающие сообщения отображались в Битрикс24, необходимо поставить галочку в настройках «Связать с CRM». После этого полученные сообщения получат статус лидов, а исходящие преобразуются в контакты. Здесь же можно указать срок обработки почты, а также прописать электронные адреса, при поступлении сообщений, с которых будет создаваться новый лид. Заполнив параметр «Очередь распределения», можно перечислить работников, которым будут направляться лиды из входящих сообщений.
Обратите внимание! Опция интеграции с CRM активна для пользователей с подключенным доступом к программе.
Доступ к почтовому ящику
Расположенный в нижней части окна параметр уточняет список работников, которым разрешены манипуляции с сообщениями: чтение, редактирование, удаление. С помощью опции можно доверить разбор почты отдельным сотрудникам, например, помощнику руководителя или отделу продаж.
Настройки сделаны. Далее нажимаем кнопку «подключить» и можем приступать к дальнейшей работе.
Как работать с почтой
При открытии подключенного почтового ящика пользователь переходит в перечень писем. Ему доступна опция фильтра: сортировки сообщений по дате, названию папки, статусу, задаче CRM. Кнопка синхронизации, размещенная в шапке страницы, принудительно обновляет список сообщений.
Обратите внимание! Новые папки, созданные в почте, интегрируются с CRM и могут быть использованы в программе.
В левой части страницы, по примеру других почтовых сервисов, расположены папки «Входящие», «Исходящие», «Удаленные», «Спам», а также списки активных почтовых ящиков. В данном разделе можно при необходимости подключить еще один аккаунт. Если в другой ящик приходят письма, пользователь видит изображение красной точки-индикатора. Это позволяет ему отслеживать входящие сообщения в режиме онлайн.
Как отправить письмо
Нажмите кнопку «Написать» и заполните параметры «адресат», «тема» в открывшемся окошке. Далее введите текст в “тело” сообщения.
Как работать с письмами
Верхняя часть страницы почтового ящика содержит счетчики с точными цифрами непрочитанных писем. Ниже размещается сам список с основной информацией – отправителем, темой и датой. Неоткрытые сообщения в нем акцентируются с помощью жирного шрифта и бежевой подсветки. Чтобы выбрать письмо, необходимо нажать на него один раз или применить чекбокс.
Прямо из прочитанного письма можно сохранить текст сообщения в CRM, обсудить его в ленте Новостей с сотрудниками, создать задачу. Здесь же с помощью быстрых кнопок письма пересылаются, удаляются или помечаются, как спам.
