Типография – это предприятие, осуществляющее производство полиграфической продукции. В настоящее время в России существует от 3 до 4 тысяч активных типографий, среди которых есть, как универсальные предприятия, так и компании, специализация которых касается строго определенных способов печати.
Вне зависимости от специализации, каждая типография нуждается в удобных системах учета и контроля над деятельностью, и в данной статье мы разберем возможности, которые предоставляет внедрение функциональных программ 1С в работу полиграфического предприятия.
Предпосылки автоматизации типографииВ качестве примера возьмем универсальную типографию, которая оказывает широкий спектр услуг, касающихся допечатной подготовки продукции, разработки полиграфического дизайна, а также печати разнообразных форм, включая:
- журналы;
- плакаты;
- каталоги;
- брошюры;
- буклеты и листовки;
- упаковки и т.д.
При таком объеме работ, типография обязательно имеет склад, на котором хранится большое количество материалов – около 4 тысяч наименований и может иметь территориально удаленные подразделения в разных городах России.
Для автоматизации такого предприятия необходима система, которая будет совмещать в себе ведение управленческого и бухгалтерского учета. Объединение нескольких видов учета и доступ к любой информации о деятельности компании обеспечит высокую степень контроля со стороны руководства, а также максимальное удобство для бухгалтерской службы компании.
Поскольку центральный офис и производственные цеха расположены удаленно, типографии необходима программа, которая обеспечит информационный обмен между базами данных.
Перед автоматизацией ставятся задачи по повышению скорости исполнения полиграфических заказов, что может быть выполнено благодаря быстрому обмену информацией между удаленными отделениями. Кроме того, в список задач можно включить:
- увеличение эффективности планирования и контроля над бюджетами;
- обеспечение надежности хранения и передачи информации, а также безопасности данных;
- учет всех специфических операций, характерных для данной области деятельности.
Интегрированные программные продукты 1С Полиграфия 8 и 1с 8 бухгалтерия отвечают всем требованиям, определенным для проекта автоматизации типографии. Благодаря данной системе типографическое предприятие может автоматизировать учет необходимых параметров, таких как:
- основные средства;
- материалы;
- денежные средства;
- налоги на добавленную стоимость;
- взаиморасчеты с поставщиками материалов и т.д.
Кроме того, 1 с 8 бухгалтерия позволяет автоматизировать ряд направлений, которые на большинстве предприятий выполняются вручную:
- учет займов;
- учет кредитов и векселей;
- учет специального оборудования, полученного в лизинг.
Еще одним параметром, который позволяет значительно ускорить работу типографии, является возможность обмена информацией между удаленными базами данных, реализованный в программе 1С Полиграфия 8.
Ряд отчетов программы предназначен для получения данных о списанных материалах, определения количества выпущенной продукции, а также стоимости и количества отгруженной продукции. Кроме того, автоматизирован учет товаров и услуг, осуществленных работ и использованных материалов.
Программы 1 с бухгалтерия 8 и Полиграфия 8 также позволяют разграничить права доступа с помощью специально предназначенных интерфейсов – руководство компании, бухгалтерия и специалисты из отдела снабжения имеют доступ к разной информации, необходимой для работы, а удобная система нумерации документов обеспечивает быстрый поиск и обработку.
Обмен данными между различными информационными базами 1 с 8 бухгалтерия и Полиграфия 8.
Удобная система программ позволяет автоматизировать обмен информацией между базами типографии, отдела продаж, а также управленческой базой. Обмен производится на протяжении всего процесса производства, начиная с поступления заказа и заканчивая передачей готового продукта.
Результатом автоматизации данного обмена, повторное введение информации исключается. Сотрудники разных отделов типографии оперативно получают необходимые данные о выпуске продукции, счетам на оплату и реализации. Кроме того, существенно снижается риск ошибок и неточностей при выполнении заказов.
Планирование бюджетаПрограмма 1с 8 бухгалтерия позволяет планировать бюджет типографии на год. Сам процесс планирования включает регистрацию сумм доходов по видам деятельности, а также плановые суммы расходов, исключая из затрат предприятия. Кроме того, есть возможность формирования плановых бюджетов на основании показателей прошлых периодов с корректировкой на определенный процент. Для последующего сравнения плановых данных с фактическими показателями, в программе 1 с бухгалтерия 8 используется план-фактный анализ. Необходимые для оценки фактические данные берутся из подсистемы бухгалтерского учета компании.
Кроме того, автоматизация планирования в разрезе финансов, позволяет сократить трудозатраты сотрудников типографии, и значительно повысить точность расчетов по данным показателям.
Учет займов и кредитов полиграфического предприятияВ системе для автоматизации типографии учитывается также цикл операций по кредитам, векселям и займам. В программе регистрируется весь процесс, начиная от заключения договора и заканчивая возвратом займа.
Хранение информации по договору каждого займа, формирование проводок на начисленный по займу процент, а также возможность изменения ставки годовых процентов в течение времени действия договора, позволяет гораздо быстрее осуществлять все расчеты и исключать ошибки. Кроме того, возможность перевода краткосрочных займов в долгосрочные, предоставляет дополнительные удобства для бухгалтерской службы.
Результаты внедрения программ 1ССистема автоматизации типографии позволяет учитывать все особенности деятельности полиграфического предприятия, что, в свою очередь, влияет на сокращение трудозатрат различных подразделений.
Непрерывный обмен информацией между различными подразделениями компании обеспечивает слаженную работу и высокую скорость выполнения заказов. Что касается руководящего состава компании, с помощью современной программы они получают эффективный инструмент для планирования, что в результате приводит к сокращению разрыва, существующего между плановыми и фактическими показателями.
