Кейс: Разработка системы автоматизации документооборота БЭК-офиса в крупной b2b компании

Ситуация до старта проекта

Компания предоставляет широкий комплекс B2B-услуг высокого класса по направлениям:

• аутсорсинг мерчандайзинга (эксклюзивный мерчандайзинг, совмещённый мерчандайзинг, торговый аудит);
• аутсорсинг торговых команд (аутсорсинг для розничных сетей, торговых команд производителей, HoReCa);
• логистика и производство (аутсорсинг складских и логистический функций, аутсорсинг производственных функций и функций распределительных центров);
• независимая инвентаризация (инвентаризация ТМЦ, ОС, управленческая инвентаризация);
• услуги по обучению персонала (дистанционное обучение, разработка обучающих курсов и тренингов).

Одной из сложнейших задач явилось разделение прав доступа в системе между сотрудниками компании. Данную задачу удалось решить с помощью мощной настройки ролей, политик доступа и специальных разрешений.

До старта проекта в качестве корпоративной информационной системы в компании использовали собственную разработку «Корпоративный портал». Эта система неоднократно дорабатывалась, но в какой-то момент ее функциональности стало не хватать, и она перестала выдерживать растущую нагрузку. Вследствие этого в компании возникли следующие проблемы:

• информацию приходилось хранить на бумажных носителях, что затрудняло её систематизацию, поиск и оперативный доступ к ней, огромное количество информации хранилось просто в головах сотрудников бэк-офиса;
• бизнес-процессы плохо поддерживались системой или не поддерживались вовсе;
• скорость выполнения операций в информационной системе начала существенно снижаться.

Продолжать дорабатывать текущую систему стало затруднительно и малоэффективно, вследствие чего руководство компании приняло решение о масштабном обновлении корпоративной информационной системы. Основным функциональным заказчиком проекта был юридический департамент, имевший до старта проекта ряд проблем:

• отсутствие централизованного хранения информации о согласовании договоров (кто, когда и почему согласовал или не согласовал договор);
• полное отсутствие автоматизации проведения тендеров (история по коммерческим предложениям, состав голосующих, информация о причинах выбора победителя и т. д.);
• разрозненное хранение информации по 100+ юр. лицам;
• ведение информации по судебным делам «на коленке», отсутствие централизованных напоминаний о датах судебных заседаний и истории по результатам заседаний.

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве основы новой корпоративной информационной системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». В ходе проекта продукт был доработан в соответствии с потребностями компании. Были доработаны следующие ключевые для данного проекта блоки типового решения:

• договорной блок;
• тендерный блок;
• корпоративный блок;
• судебно-претензионный блок;
• блок входящей/исходящей корреспонденции.

Также была настроена синхронизация системы с «1С:Комплексная автоматизация». Общая схема архитектуры новой информационной системы, а также охватываемые ей функциональные области, представлены на рисунке.

Результаты проекта

В результате создания корпоративной информационной системы удалось минимизировать количество бумажного документооборота, автоматизировать деятельность по нескольким основным бизнес-процессам компании и существенно уменьшить трудозатраты сотрудников на формирование управленческой отчётности. В результате компании удалось: организовать оперативный доступ сотрудников к любой необходимой информации по договорам, заявкам и судебным делам компании; сократить время согласования документов в 2 раза (в среднем с 2 дней до 1 дня, в т. ч. за счёт механизма контроля); уменьшить время, затрачиваемое руководителями на постановку и контроль задач (в среднем с 2 часов в день до 45 минут) сократить время на подготовку отчетов (в среднем с 2-3 часов до 20 минут); централизовать хранение информации по различным юр. лицам и уменьшить влияние человеческого фактора; повысить прозрачность согласования и исполнения бизнес-процессов; разработать систему оценивания сотрудников на основании отчетов из системы.

На достигнутых результатах в компании останавливаться не собираются. В ближайшее время планируется внедрение подсистем для HR-специалистов компании, а также подсистемы бюджетирования для дальнейшего развития автоматизации процессов согласования договоров с клиентами, поставщиками, а также тендерных закупок.