Близится срок представления отчетности за I квартал текущего года. Одну из форм, а точнее часть формы ЕФС-1 (раздел 2) нужно представить в общеустановленный срок отчетности – не позднее 25.04.2023. Письмом от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784, а точнее в приложении к этому письму, руководство Минтруда разъяснило нюансы составления отчетности по формы ЕФС-1. Эта новая форма отчетности. В текущем году она заменила собой несколько прежних форм, по которым отчитываются работодатели. Сама форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Прежде чем рассмотреть рекомендации трудовиков, вкратце напомним новые правила отчетности по этой форме.
Сроки сдачи подразделов ЕФС-1
Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица» - это эквивалент СЗВ-ТД. Подраздел 1.1 работодатель сдает при приеме, увольнении, переводе работников и других кадровых изменениях. Сведения вносят в форму на основании приказов и других документов кадрового учета. К ним относятся и договоры ГПХ, а также другие договоры, на выплаты по которым начисляются страховые взносы согласно законодательству.
Для подраздела 1.2 подраздела 1.1 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-СТАЖ) срок представления установлен раз в год.
В разделе 2 (аналог 4 - ФСС) – отражают сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ОСС от НСПиПЗ). По этому разделу следует отчитываться ежеквартально.
Подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 (далее подраздел 1.3) приведен в приложении 2 к постановлению № 245п. Эту часть ЕФС-1 заполняют страхователи, являющиеся государственными (муниципальными) учреждениями. Сведения этой отчетности служат для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы. Поэтому эту часть формы ЕФС-1 представляют ежемесячно.
Часть разъяснений по порядку заполнения подраздела 1.3 касаются договоров ГПХ, заключенных с застрахованными лицами. Такие разъяснения будут интересны не только бюджетникам, но и другим страхователям.
Отдельные нормы ГК и персонифицированного учета
Согласно общим положениям (ст. 420 ГК РФ) договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения (ст. 425 ГК РФ). Законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору.
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ регулирует вопросы индивидуального (персонифицированного) учета в системах обязательного пенсионного страхования (ОПС) и обязательного социального страхования (ОСС). Статья 11 закона № 27-ФЗ обязывает страхователей представлять в отношении лиц, заключивших договор ГПХ, предметом которого является выполнение работ (оказание услуг), сведения о дате заключения, дате прекращения и иные реквизиты данного договора.
Особенности заполнения дат
Бывает, что дата заключения договора ГПХ и дата начала его действия разняться.
Чиновники Минтруда рассмотрели случай, когда дата заключения договора ГПХ предшествует его началу (вопрос 1). Обращено внимание на особенности заполнения графы 9 «Дата» подраздела «Основание» подраздела 1.1.
Пункт 4.10 порядка заполнения предписывает указывать в этой графе одну из дат:
- документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений;
- договора ГПХ (даты заключения и прекращения).
Подраздел 1.1 в составе формы ЕФС-1 страхователю необходимо представить в территориальное отделение СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом трудовых отношений, договора ГПХ.
Организация с численностью работающих 18 человек заключила договор ГПХ с застрахованным лицом 21.04.2023. Работы по договору ГПХ будут выполняться с 24.04.2023 по 12.05.2023.
В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 даты должны быть указаны следующим образом.
В графе 2 «Начало договора…» следует указать дату 24.04.2023 – это дата начала действия договора ГПХ.
В графе 9 в качестве основания кадрового мероприятия должна быть указана дата 21.04.2023, т. е. дата которой заключен договор.
В графе 2 «Окончание договора…» и графе 9 основание для этого же кадрового мероприятия должна быть указана дата 12.05.2023.
Подраздел с указанными сведениями нужно представить в ТО СФР по месту учета организации не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (прекращения) соответствующего договора. Значит в рассматриваемом примере подраздел 1.1 ЕФС-1 нужно представить не позднее 24.04.2023.
Поскольку численность застрахованных лиц превышает 10 человек, организация подает отчетность в электронном виде.
Обращаем внимание на то, что в текущем году показатель численности берется за отчетный период (абз. 3 п. 2 ст. 8). До принятия Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ в указанной норме речь шла о предшествующем отчетный периоде.
Возможна и обратная ситуация: договор ГПХ заключен с застрахованным лицом после начала выполнения работ (вопрос 9). Как мы уже отметили, договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. При этом стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений.
Договор ГПХ заключен 07.04.2023. Работы по договору выполняются с 03.04.2023 по 30.04.2023.
В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 даты должны быть указаны следующим образом.
В графе 2 «Начало договора…» следует указать дату 03.04.2023 – это дата начала действия договора ГПХ.
В качестве основания кадрового мероприятия в графе 9 должна быть указана дата 07.04.2023, т. е. дата которой заключен договор.
В графе 2 «Окончание договора…» и графе 9 основание для этого же кадрового мероприятия должна быть указана дата 30.04.2023.
Форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 страхователь должен представить не позднее 10.04.2023.
Отражение кадрового мероприятия по акту
Не исключена вероятность заключения договора ГПХ с застрахованным лицом на год без указания периода работы (вопрос 8).
При таком варианте при наличии оформленного акта об оказании услуг (выполнении работ) до окончания срока действия договора при заполнении подраздела 1.1 формы ЕФС-1 чиновники рекомендуют указывать следующие даты:
- в графах 2 и 9 «Начало договора…» указать дату заключения договора.
- в графах 8 «Наименование документа» и 10 «Номер документа» в качестве оснований привести реквизиты договора ГПХ (наименование и номер);
- в графе 2 «Окончание договора…» указать дату в соответствии с актом об оказании услуг (выполнении работ)
- в графах 8, 9 и 10 в качестве основания окончания данного кадрового мероприятия указать название подписанного документа (акта), его дату и номер.
Дата окончания договора ГПХ известна. Можно ли отчитаться заранее?
Прояснили трудовики и ситуацию, когда по заключенному договору ГПХ с известными датами начала его действия и окончания у страхователя имеется желание подать заранее сведения об окончании договора (вопрос 12).
Сведения о заключении или прекращении договора ГПХ необходимо представлять на следующий день после свершения одного из названных событий. На взгляд Минтруда России, для исключения нарушения срока отчетности возможно представление сведений заранее. Другими словами, сведения об окончании договора ГПХ можно подать одновременно при представлении сведений о его начале.
Отчетность по договорам с самозанятыми
Страхователь может заключить договор ГПХ с физическим лицом, использующим специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Выплаты и иные вознаграждения, получаемые таким физическими лицами в рамках НПД, страховыми взносами не облагаются (ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Но не исключена вероятность, что данное физическое лицо утратит статус самозанятого в период действия договора. У страхователя же в таком случае возникает обязанность по начислению страховых взносов и, соответственно, представлению отчетности по форме ЕФС-1 (вопрос 11).
Обстоятельство, приводящее к возникновению обязанности по уплате страховых взносов, является существенным в отношении заключенного договора ГПХ. Существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора, является основанием для его изменения или расторжения, если иное не предусмотрено договором или не вытекает из его существа (п. 1 ст. 451 ГК РФ).
Основываясь на этих нормах, трудовики рекомендуют страхователю расторгнуть заключенный ранее договор ГПХ. А новый договор ГПХ заключить с тем же физическим лицом, но которое уже не является самозанятым, применяющим специальный налоговый режим.
Сведения по новому договору ГПХ необходимо представить по форме ЕФС-1 с подразделом 1.1 в ТО СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения указанного договора с физическим лицом.
Как быть с прошлогодними договорами ГПХ?
Не редкость наличие у страхователей договоров ГПХ, заключенных в прошлом году с их окончанием в текущем. У одного из таких страхователей возник вопрос: необходимо ли при окончании такого договора в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 вместе с мероприятием, касающимся окончания договора ГПХ, указывать предшествующее мероприятие, связанное с начало договора ГПХ? При условии, что начало договора приходится на 2022 год (вопрос 10).
Отвечая на этот вопрос, Минтруд России констатировал, что сведения по форме ЕФС-1 представляются страхователем, начиная с 01.01.2023. Обязанность же по представлению сведений о дате заключения договора ГПХ за отчетные периоды до указанной даты законодательством не предусмотрена.
Чиновники при этом напомнили, что сведения о периодах работы застрахованных лиц, с которыми заключались договоры ГПХ за отчетные периоды по 31.12.2022 включительно, представлялись по форме «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» (утв. постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п).
Сведения на членов советов директоров
Животрепещущими оказались разъяснения Минтруда относительно порядка представления сведений о трудовой деятельности и о страховом стаже в составе формы ЕФС-1 в отношении членов совета директоров акционерного общества (вопрос 7).
Вот как пояснило ситуацию министерство.
Совет директоров (наблюдательный совет) АО представляет собой коллегиальный орган управления корпорацией, который. Как следует из ГК РФ (п. 4 ст. 65.3) совет директоров (наблюдательный совет) контролирует деятельность исполнительных органов и выполняет иные функции, возложенные на него законом и уставом АО.
Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества избираются общим собранием акционеров (п. 1 ст. 66 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ). По решению общего собрания акционеров членам совета директоров (наблюдательного совета) общества в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждения, связанные с исполнением ими функций членов совета директоров (наблюдательного совета) общества. Размеры таких вознаграждений и компенсаций устанавливаются решением общего собрания акционеров (п. 2 ст. 64 закона № 208-ФЗ).
Отношения с участием членов совета директоров (наблюдательного совета) подпадают под предмет регулирования гражданского законодательства.
Исходя из этого чиновники предлагают считать:
- датой начала деятельности членов советов директоров считать дату вынесения решения об их избрании общим собранием;
- датой окончания деятельности - дату решения общего собрания акционеров о прекращении полномочий члена совета директоров.
Сведения в отношении лиц, восстановленных на работе по суду
Работник был уволен из организации в 2022 году. Судом признано увольнение незаконным и по решению (определению) суда, вынесенному в 2023 году, работник восстановлен. Страхователь поинтересовался в какой срок ему необходимо представить в СФР сведения для индивидуального (персонифицированного) учета за отчетные периоды до 1 января 2023 года в отношении данного застрахованного лица (вопрос 15)?
Решение о восстановлении на работе незаконно уволенного работника, о восстановлении его на прежней работе подлежит немедленному исполнению (ст. 396 ТК РФ). Требование о восстановлении на работе незаконно уволенного работника считается фактически исполненным, если работник допущен к исполнению прежних трудовых обязанностей и отменен приказ (распоряжение) о его увольнении (ч. 1 ст. 106 Федерального закона от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).
За отчетные периоды, истекшие до 01.01.2023, сведения для индивидуального (персонифицированного) учета представляются страхователями в ТО СФР в порядке, действовавшем до дня вступления в силу закона № 237-ФЗ (п. 1 ст. 15).
Руководствуясь этими нормами, Минтруд заключил следующее. При поступлении решения (определения) суда, вынесенного в 2023 году, согласно которому застрахованное лицо должно быть восстановлено на работе, страхователь обязан представить сведения по форме СЗВ-ТД. Сведения нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об отмене приказа (распоряжения) об увольнении.
Форма СЗВ-ТД при этом заполняется в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить. В связи с чем в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
